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amazonのすごい会議 / 誰がいつまでに何をするか確実に結論を出す

会議は必要なものだけど、本当に必要なも会議と、ただ時間を消費しているだけの無駄な会議が存在している。
アマゾンで長年働いてきた著者が独立し、日本企業の会議に参加するようになって、アマゾンと日本の会議のやり方に大きな差があると感じたらしい。
特に日本では、時間を食っているだけの会議が多く、せっかく会議をしたのに何も決まらず、また次回話し合いましょう、となる傾向が非常に多いということだ。
やたらに参加者が多く、発言によって中断され、この会議で何を決定したいのか、何を目的として行われているのか明確になっていないまま進行してしまう傾向が多くみられる。
会議の目的、進行の仕方、責任者の所在など、会議を進めていく上での技術が、日本人は苦手なのかもしれない。

会議は資料作成から始まる

まず会議に提出する資料として、アマゾンでは用紙「1枚」もしくは「6枚」にまとめて、箇条書きやパワーポイントは使わないように、という指示が出ているようだ。
ちなみに添付資料はいくらでもつけていいが、企画書の資料は 1枚か 6枚で収めなければならない。
箇条書きで簡潔に書かれていると行間が読めないため、資料はナレッジ (文章) で詳細が分かるように書いて提出することが求められている。

著者がアドバイスする企画書をまとめるコツは、最初に結論を持ってくること。
そして後段はファクトベース (事実) で説明し、文は短く切って読みやすくすること。
内容は「現状を踏まえてどうする」ではなく、「こうする (目標) ためにどうする」のように、達成すべき目標を決め、ギャップを埋めるためにどうするか、クリアすべき問題を上げていくと良い。
常にお客様の視点に立って、「お客様が何を感じていて、提案をどう受け止めるだろうか」という外からの視点に立って書くと良いようだ。

オーナーが全てを仕切る

会議は何のためにするのか。
それは次にとるべきアクションを皆で話し合う場である。
だから、会議では「何を目的としているのか」「誰が、いつまでに、何をするのか」をはっきりと結論を出さなければいけない。
それができなければ、ただの時間を浪費するだけの会議になってしまう。
提出された資料に目を通し、疑問点を洗い出していく。
無駄な会話はいらない。
まずは黙って資料を読み込み、それから解決すべき問題を話し合う。
会議の進行を務めるのは、プロジェクトの発案者であり、リーダーである人がオーナーとなって会議をリードしていく。
議題を進めつつ議事録も取り、会議が終わったら参加者にフィードバックも兼ねて議事録を送信する。
「この会議でどうしたいのか」ゴールを決めて、時間内に確実に、明確な指示が出せる会議にすること。
会議に出る人は多ければいいといものではなく、各担当者の代表で少人数に抑え、不要な人物を巻き込まないようにすること。
明確な目的を持って、決めるべきゴールを設定し、コンパクトに行う。

オーナーとなった人は KPIを設定し、数値をもとに改善を促していく。
「なぜうまくいっていないのか」「目標を達成するためには何をしなければいけないのか」理由と施策を、上司のツッコミに答えられるようにしなければいけない。
「なぜ」を深掘りして問題点を洗い出し、改善していくための PDCAを高速で回していく。
アマゾンでは最長で 1週間単位で KPIを確認し、問題があれば修正して、軌道に乗るように軌道修正していく。
さらに、オーナーはプロジェクトを完結したらそれで終わりではない。
そのプロジェクトでどこが成功したのか、どこに注意すれば次に活かせるのか、ポストモーテムを記録してく。
それによって皆が学習できるし、次のプロジェクトの参考にすることができる。
成功箇所、注意箇所を貯めていくことで、組織としての知識を充実させることにもつながる。

ちなみに、KPI (重要業績評価指数) と誤解して KGI (重要目標達成指数) を追いかけてしまうことがあるらしい。
KGIとは会社全体の売上高、新規顧客数、利益率などを示している。
大きな目標を達成するために、見なくてはいけない数字は何か。
その数字はどんな要素で成り立っているのか、1つ 1つの具体的な要素を示すのが KPI。
目標とする KPIを達成し、 KPIが積み上がったものが KGIになる、ということ。

不要な会議は減らしていく

アマゾンには「情報伝達会議」がないようだ。
わざわざ進捗状況を確認するためだけに、週 1回とか集まるのは時間の無駄である、という。
複数の人数が集まって情報をやり取りするよりも、メールやチャットツールで一斉に送ってしまった方が早い。
そもそもアマゾンでは、上司と部下が話し合う場 One on One (1体 1) が設けられている。
そこで話し合われた中で、皆に周知する必要がある事項は、その人から発信して貰えばそれで済む話だし、その方が早くて効率的だ。
情報伝達のために、関係者の多くが顔を付き合わせる必要はないのだ。

アマゾンの会議で一番中心にあるのは、「顧客に喜んでもらうこと」。
無駄な会議で時間を浪費する暇があったら、高い目標を達成するために行動を起こした方が、個人のためにも会社のためにもなる。
会議の回数を減らし、開催頻度を減らし、出席者を減らしていく。
会議を見直すことは、会社全体の仕組みを見直すきっかけになる。

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